Datenschutzerklärung der Ellstone AG

Stand: 7. Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle und Geltungsbereich

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist die Ellstone AG. Diese Datenschutzerklärung erfüllt die Informationspflichten nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Ellstone AG
Manessestrasse 87
8045 Zürich
Telefon: 041 766 20 90
E-Mail: [email protected]
Website: www.ellstone.ch

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte schriftlich an die obige Adresse, Vermerk «Datenschutz», oder per E-Mail an [email protected].

Diese Erklärung gilt für alle Bearbeitungen von Personendaten durch uns: wenn Sie unsere Websites besuchen, mit uns kommunizieren, sich für eine Beteiligung interessieren oder investieren, als kapitalsuchendes Unternehmen oder dessen Vertreter mit uns zusammenarbeiten oder auf anderem Weg mit uns in Kontakt stehen. «Personendaten» sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. «Bearbeiten» meint jeden Umgang damit, etwa Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben oder Löschen.

Für einzelne Bearbeitungen können ergänzende Hinweise gelten, zum Beispiel in Verträgen, Formularen oder Einwilligungserklärungen.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten nur die Daten, die wir für den jeweiligen Zweck benötigen. Je nach Beziehung zu uns sind das insbesondere:

• Stammdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, berufliche Funktion und Arbeitgeber.
• Identifikations- und Abklärungsdaten: Ausweiskopien, Angaben zur wirtschaftlich berechtigten Person, Herkunft der Mittel sowie Ergebnisse von Abklärungen zur Bekämpfung von Geldwäscherei und Sanktionsverstössen.
• Finanz- und Anlegerdaten: Angaben zu Ihrer finanziellen Situation, Anlageerfahrung, Ihren Anlagezielen und Ihrer Risikobereitschaft.
• Vertrags- und Transaktionsdaten: gezeichnete Beteiligungen, Beträge, Zahlungen, Verträge, Korrespondenz und Kundenhistorie.
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Randdaten von E-Mails, Briefen, Nachrichten und Telefonaten.
• Daten zu Unternehmen und deren Vertretern: bei kapitalsuchenden Unternehmen Angaben zu Gründern, Organen, Mitarbeitenden und Aktionären, soweit sie in Geschäftsunterlagen enthalten sind.
• Öffentlich zugängliche berufliche Daten: etwa Angaben aus dem Handelsregister, aus Medien oder aus öffentlichen Berufsprofilen auf LinkedIn (Ziff. 15).
• Technische Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browserangaben, Zeitpunkt und Dauer von Website-Besuchen, Protokolldaten.
• Marketingdaten: Interessen, Reaktionen auf unsere Mitteilungen, Teilnahme an Anlässen.

Besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Angaben zu strafrechtlichen Verfolgungen oder Sanktionen) bearbeiten wir nur, wenn es für gesetzliche Abklärungen nötig ist oder Sie sie uns selbst mitteilen.

3. Herkunft der Daten

Die meisten Daten erhalten wir direkt von Ihnen, etwa in Gesprächen, per E-Mail, über Formulare oder im Rahmen eines Vertrags. Weitere Daten stammen aus:

• öffentlichen Quellen: Handelsregister, Betreibungsregister, Medien, Internet und öffentliche Berufsprofile (z.B. LinkedIn);
• Dritten: Kooperationspartnern und Vermittlern, kapitalsuchenden Unternehmen, Banken, Auskunfteien, Sanktions- und Compliance-Datenbanken sowie Behörden;
• Ihrer Nutzung unserer Websites: technische Daten und Cookies (Ziff. 14).

Wenn Sie uns Daten über andere Personen übermitteln (z.B. Mitarbeitende, Mitinvestoren, Bevollmächtigte), bitten wir Sie, diese Personen über diese Datenschutzerklärung zu informieren.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten für folgende Zwecke:

• Anbahnung und Abwicklung von Beteiligungen: Beantwortung von Anfragen, Gespräche mit Investoren, Angemessenheitsprüfung, Vermittlung von Direktbeteiligungen an Schweizer Unternehmen, Zeichnung und Abwicklung von Investitionen sowie Information über die Entwicklung der Beteiligung.
• Fundraising-Dienstleistungen: Prüfung und Begleitung kapitalsuchender Unternehmen, Aufbereitung ihrer Unterlagen und Zusammenführung mit Investoren.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten: Identifikation, Abklärungen zur Geldwäschereibekämpfung, Aufbewahrungspflichten sowie Auskunfts- und Meldepflichten.
• Kommunikation und Dokumentation: Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Protokolle und Nachweise.
• Marketing und Beziehungspflege: Einladungen zu Anlässen und Information über unsere Tätigkeit. Sie können Werbung jederzeit ablehnen.
• Qualitätssicherung und Schulung unserer Mitarbeitenden.
• Unternehmensführung: Risikomanagement, Controlling, Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und internen Abläufe.
• Sicherheit: Schutz unserer IT-Systeme und Gebäude, Verhinderung von Betrug und Missbrauch.
• Rechtswahrung: Durchsetzung und Abwehr von rechtlichen Ansprüchen.

Für viele dieser Zwecke setzen wir auch Werkzeuge mit künstlicher Intelligenz ein. Ziff. 5 beschreibt, wie.

5. Einsatz von KI-Tools

Wir setzen Werkzeuge mit künstlicher Intelligenz (KI) ein, um unsere Arbeit effizienter und sorgfältiger zu erledigen. Dabei können auch Ihre Personendaten bearbeitet werden. Entscheidungen über Sie treffen immer Menschen, nicht die KI.

Wofür wir KI einsetzen

Unsere Grundsätze

• Menschliche Kontrolle: KI-Ergebnisse sind Arbeitshilfen. Mitarbeitende prüfen sie, bevor sie verwendet oder versendet werden. Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen (Ziff. 8).
• Datensparsamkeit: Wir geben nur die Daten in KI-Tools ein, die für die konkrete Aufgabe nötig sind. Ausweiskopien, Kontonummern und besonders schützenswerte Personendaten geben wir nicht in allgemeine KI-Tools ein.
• Kein Training mit Ihren Daten: Wir nutzen nur Geschäftsversionen von KI-Tools, deren Anbieter sich vertraglich verpflichten, unsere Eingaben nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden.
• Vertragliche Absicherung: Die Anbieter bearbeiten Daten als Auftragsbearbeiter nach unseren Weisungen. Bei Bearbeitung ausserhalb der Schweiz und der EU gelten die Garantien nach Ziff. 10.
• Transparenz: Sollten Sie direkt mit einem KI-System kommunizieren (z.B. einem Chat), weisen wir Sie darauf hin.
• Sicherheit: Der Zugang zu KI-Tools ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt. Diese sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und im Umgang mit KI geschult.

Ihr Widerspruchsrecht: Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten mit KI-Tools bearbeitet werden, teilen Sie uns das mit (Kontakt in Ziff. 1). Wir berücksichtigen Ihren Wunsch, soweit dies möglich ist und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

6. Telefonaufzeichnungen

Telefongespräche können nach vorgängiger schriftlicher Information der Gesprächspartner aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen dienen der Dokumentation, der Qualitätssicherung, der Schulung sowie Beweiszwecken. Bei Abschluss einer Beteiligung werden die Aufzeichnungen mithilfe von KI-Tools transkribiert und protokolliert (Ziff. 5). Der Aufzeichnung kann jederzeit widersprochen werden.

7. Rechtliche Grundlagen

Wir bearbeiten Personendaten gestützt auf:

• die Anbahnung und Erfüllung von Verträgen mit Ihnen;
• gesetzliche Pflichten, z.B. nach dem Geldwäschereigesetz oder dem Obligationenrecht;
• unsere berechtigten Interessen, z.B. an Marketing, Kontaktanbahnung, effizienten Abläufen, Qualitätssicherung, IT-Sicherheit und der Wahrung unserer Rechte;
• Ihre Einwilligung, wo wir sie einholen (z.B. für bestimmte Cookies). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die entsprechenden Grundlagen in Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.

8. Profiling und automatisierte Einzelentscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und für Sie mit einer Rechtsfolge oder einer erheblichen Beeinträchtigung verbunden sind. Sollte sich das ändern, informieren wir Sie im Einzelfall und Sie können Ihren Standpunkt darlegen und eine Überprüfung durch eine Person verlangen.

Wir werten Daten teilweise automatisiert aus (Profiling), etwa um im Rahmen der Angemessenheitsprüfung Ihre Kenntnisse und Erfahrungen mit Beteiligungen zu beurteilen oder um gesetzliche Abklärungen zur Geldwäschereibekämpfung durchzuführen. Die Ergebnisse werden von Mitarbeitenden geprüft.

9. Bekanntgabe an Dritte

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn es für die Zwecke nach Ziff. 4 nötig ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein:

• Unternehmen, an denen Sie sich beteiligen: für Zeichnung, Aktienbuch und Aktionärskommunikation; umgekehrt Investoren, wenn Sie als kapitalsuchendes Unternehmen mit uns arbeiten.
• Banken, Notare, Handelsregisterämter, Treuhänder und Revisionsstellen zur Abwicklung von Transaktionen.
• Kooperationspartner und Vermittler, mit denen wir bei einzelnen Beteiligungen zusammenarbeiten.
• Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten bearbeiten: IT-, Hosting- und Kommunikationsanbieter, Anbieter von KI-Tools (Ziff. 5), Versanddienste, Rechts-, Steuer- und Compliance-Berater.
• Behörden und Gerichte, wenn wir dazu verpflichtet oder berechtigt sind, z.B. Strafverfolgungs- und Steuerbehörden.

Wir verkaufen keine Personendaten.

10. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Daten werden hauptsächlich in der Schweiz bearbeitet. Einzelne Dienstleister, namentlich Anbieter von KI-Tools, Cloud-Diensten, Webanalyse und sozialen Netzwerken, bearbeiten Daten auch in der EU bzw. im EWR, im Vereinigten Königreich und in den USA.

• EU/EWR und Vereinigtes Königreich: Der Bundesrat anerkennt den Datenschutz in diesen Staaten als angemessen.
• USA: Daten geben wir an Unternehmen bekannt, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind und damit gemäss Bundesrat einen angemessenen Schutz bieten. Ist ein Empfänger nicht zertifiziert, schützen wir die Daten mit den vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln.

In Ausnahmefällen stützen wir uns auf gesetzliche Ausnahmen, etwa wenn die Bekanntgabe für die Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen nötig ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Eine Kopie der vertraglichen Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

11. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es der Zweck erfordert oder das Gesetz verlangt. Danach löschen oder anonymisieren wir sie.

Längere Fristen gelten, wenn Daten für laufende Verfahren oder zur Wahrung unserer Rechte benötigt werden. Wenn Sie keine weitere Kontaktaufnahme wünschen, behalten wir minimale Angaben (Name, Kontaktdaten), um Ihren Wunsch dauerhaft respektieren zu können.

12. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen gegen Verlust, Veränderung und unbefugten Zugriff. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen nach dem Prinzip «nur wer muss», Verschlüsselung, Datensicherungen, vertragliche Verpflichtung unserer Dienstleister sowie Vertraulichkeitspflichten und Schulungen für Mitarbeitende.

Die Übertragung von Daten über das Internet, insbesondere per unverschlüsselter E-Mail, ist nie vollständig sicher. Senden Sie uns vertrauliche Unterlagen wenn möglich auf einem sicheren Weg, den wir Ihnen gerne nennen.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts folgende Rechte:

• Auskunft: Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten, zu welchem Zweck, wie lange, woher sie stammen und an wen wir sie bekannt geben.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Widerspruch gegen Bearbeitungen, die auf unseren berechtigten Interessen beruhen, insbesondere gegen Werbung und die Bearbeitung mit KI-Tools.
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format.
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Richten Sie Ihr Anliegen an die Adresse in Ziff. 1. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen und unentgeltlich.

Sie können sich zudem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist das der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Personen in der EU können sich an die Datenschutzbehörde ihres Landes wenden.

14. Website, Cookies und Dienste Dritter

Server-Logdaten: Beim Besuch unserer Websites werden technische Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem) beim Hosting-Anbieter protokolliert. Das ist für den sicheren Betrieb nötig.

Cookies: Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies setzen wir immer. Cookies für Statistik und Marketing setzen wir nur, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen. Ihre Auswahl können Sie dort jederzeit ändern. Zudem können Sie Cookies in Ihrem Browser blockieren oder löschen.

Kontaktformular und E-Mail: Was Sie uns über Formulare oder per E-Mail senden, bearbeiten wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage.

Eingesetzte Dienste:

Diese Anbieter können Daten auch für eigene Zwecke bearbeiten und mit Daten aus Ihrem Konto bei ihnen verknüpfen, wenn Sie dort angemeldet sind. Dafür sind sie selbst verantwortlich. Näheres finden Sie in deren Datenschutzerklärungen: Google, LinkedIn, Meta. Personalisierte Werbung von Google können Sie unter adssettings.google.com deaktivieren.

15. Soziale Netzwerke

Wir sind auf sozialen Netzwerken wie LinkedIn präsent, um über unsere Tätigkeit zu informieren und mit Interessierten zu kommunizieren. Wenn Sie unsere Inhalte kommentieren, liken oder uns Nachrichten senden, bearbeiten wir diese Daten für die Kommunikation mit Ihnen und für Marketing. Für die Bearbeitung durch die Plattform selbst gilt deren Datenschutzerklärung.

16. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, etwa wenn wir neue Dienste oder KI-Tools einführen. Massgebend ist die auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Bei Abweichungen zwischen Sprachversionen gilt die deutsche Fassung.